Oficina Asesora de Control Interno

Definición del Control Interno (Ley 87/93)

Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de los costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando.

El control Interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.

Carácter

Es la dependencia de carácter asesor, encargada de coordinar el sistema de control interno de la Universidad de la Amazonia, de acuerdo con los principios y objetivos institucionales, en concordancia con el comité interno del sistema de control interno creado para tal fin en los términos de la Ley 87 de 1993 y demás normas que lo modifiquen o adicionen. Depende del Consejo Superior Universitario.

Definición de la Oficina Coordinadora de Control Interno

Es uno de los componente del sistema de control interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del profesos administrativo, la revoluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

Objetivos

Atendiendo los principio constitucionales que debe caracterizar la administración pública, el diseño y el desarrollo del sistema de control Interno se orientará al logro de los siguientes objetivos fundamentales:

  • Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.
  • Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades, definidas para el logro de la misión institucional.
  • Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.
  • Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
  • Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la infamación y de sus registros.
  • Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos.
  • Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación.
  • Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.

Estrategias

En cumplimiento de la misión, visión y objetivos de la institución, la Oficina de Control, desarrollara las siguientes estrategias:

Establecer medidas de identificación, prevención y valoración de riesgos para los procesos y procedimientos aplicados en las áreas Académica, Administrativa, Financiera y de Investigación de la Universidad de la Amazonia.

Diseñar planes de mejoramiento continuo que coadyuven al logro de la eficiencia, eficacia y calidad en el cumplimiento de funciones y aplicación de procedimientos académico-administrativos.

Aplicar las normas legales y de auditorias gubernamentales colombianas, que permitan realizar una adecuada evaluación y seguimiento del Sistema de control Interno Institucional.

Diseñar e implementar jornadas de sensibilización en los temas de control interno y autocontrol para los jefes de dependencia y el talento humano en general, que garantice un alto nivel de conscientización y sentido de pertenencia con el Alma Mater.

Realizar acciones de seguimiento de las recomendaciones presentadas por los órganos de control e incentivar procesos de intercambio Interinstitucional, para lograr actualización y mejoramiento continuo de los procesos.

Facilitar la capacitación y actualización permanente de los funcionarios adscritos a la Oficina de Control Interno, que garantice una cualificación técnica de su labor.

Funciones (Acuerdo 05 de 2004)

  • Asesora ala rectoría en la definición de la política referida al diseño e Implementación del sistema de control interno que contribuya a incrementar la eficiencia y eficacia en las diferentes áreas de la Universidad, así como a garantizar la calidad de los servicios que presta la Institución.
  • Asesorar al Consejo Superior en la definición de la política referida al diseño e Implementación del sistema de control interno que contribuya a incrementar la eficiencia y eficacia.
  • Establecer, en coordinación con las diferentes dependencias de la Universidad, los criterios, métodos, procedimientos e indicadores de eficiencia y productividad para evaluar la gestión y proponer las medidas correctivas del caso.
  • Velar por la correcta ejecución de las operaciones, convenios y contratos en la institución y vigilar la forma como se invierten los fondos públicos, e informar al rector cuando se presenten irregularidades en el manejo de los mismos.
  • Realizar evaluaciones periódicas sobre la ejecución del plan de desarrollo General institucional, del cumplimiento de las actividades propias de cada dependencia y proponer medidas preventivas o correctivas necesarias.
  • Verificar el cumplimiento de los requisitos administrativos y financieros de acuerdo con los procedimientos y control fiscal establecidos para el movimiento de los fondos, valores y bienes de la institución.
  • Diseñar e implementar el programa de auditoria de sistemas de la institución, estableciendo procedimientos, metas y objetivos para efectuar el análisis de resultados y formular las recomendaciones pertinentes.
  • Recibir y tramitar las quejas y reclamos que se presenten en relación con el cumplimiento de las funciones de la Universidad y velar por su atención oportuna y eficiente.
  • Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de sus funciones.